La Matriz de Eisenhower. De la urgencia y la importancia de las tareas, a las pelotas (y balones).

No siempre lo urgente es lo importante, ¿verdad?. Que frase tan conocida y que difícil es a veces ponerla en práctica.

Con el ritmo de vida y de trabajo en el que estamos envueltos, sin quererlo y sin apenas verlo venir, nos encontramos a veces en situaciones límite donde nos bloqueamos, perdemos el sentido de identificar y separar aquello que realmente es importante de lo urgente, confundimos las ideas, nos cuesta darle prioridad a nuestras tareas y al final andamos desbordados haciendo las cosas tal y como nos llegan, en un orden que a nuestro juicio -erróneamente en estas situaciones- creemos más conveniente.

Sea cual sea el trabajo al que nos dediquemos, e incluso en la vida diaria, hay que darle prioridad a las tareas para ocuparnos de aquellas que realmente son necesarias sacar adelante, aquellas que nos ayudarán a avanzar. Con esto en mente y con la disciplina que un militar posee, Dwight D. Eisenhower, comandante de tropas en la Segunda Guerra Mundial y ex-presidente de los E.E.U.U, crearía lo que se conoce hoy en día como la Matriz de Eisenhower, un cuadrante que nos permite identificar las tareas por su importancia y urgencia para darles la prioridad adecuada. Matriz que por cierto, popularizó Stephen R. Covey en su libro publicado por primera vez en 1989, Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva, y que desde entonces ha vendido más de 25 millones de ejemplares ¡o.O!

Hoy en día la Matriz de Eisenhower es de obligado conocimiento para cualquier profesional, líder ejecutivo, responsable de equipos o para ti mismo que estás leyendo esta entrada del blog. Lo primero que vamos a hacer es comprender la diferencia entre lo urgente y lo importante, antes de dar paso al cuadrante y cómo tratar a esas actividades según su clasificación:

⊗ Urgente. ¿Qué consecuencias o impacto tendría no realizar esta tarea o no hacerla en su plazo de entrega?. Dependiendo del resultado de esas consecuencias podremos valorar el grado de urgencia de realizar esta tarea en el tiempo marcado. (Ya hablaremos de la Ley de Parkinson, relacionada con este tiempo/plazo)

⊕ Importante. ¿En qué medida realizar esta tarea me acerca a los objetivos o metas marcadas?. El grado en el que realizar esta tarea va a servir de algo (nada, poco, mucho, …) marcará la importancia real del resultado de terminar el trabajo.

1. No es importante ni urgente… ¿Por qué tengo que hacer entonces esta tarea? La dejaremos en stand by o en la papelera de reciclaje hasta que encontremos algún motivo para ponernos a ella, y puede que nunca llegue.
2. No es importante pero sí es urgente… Hay que hacerla pero no es importante para mi directamente, así que o bien tengo que delegar en otra persona o la haré yo mismo después de las tipo (4).
3. Es importante pero no es urgente… Bien, no corre especial prisa, así que la deberé planificar para más adelante, dejando paso a las más urgentes.
4. Es importante y es urgente… Hazla! Just do it! No esperes más, esto tiene que hacerse sí o sí y ahora, por aquí es por donde tienes que empezar y el resto tendrá que esperar.

¿Y qué hay de las pelotas y los balones?

Bien, como en todos los aspectos de la vida personal y profesional, la experiencia es un grado. Cuando empecé a trabajar (qué tiempos aquellos!) y a dedicarme a proyectos, implantaciones, despliegues, soporte, gestión de clientes, etc… había veces que no sabían ni de dónde me venían las tareas, era una lluvia incesante de qué-haceres y trabajo diario, de muchas tareas de distinto tipo, origen y destino, una lista que nunca se acababa y se multiplicaban como un grupo de Gremlins en un buffet libre nocturno bajo la lluvia.

Y en uno de esos momentos donde pierdes la noción del tiempo, de la importancia y urgencia de las tareas, porque todo de repente te parece urgente e importante, mi Director de Operaciones me iluminó con una metáfora que readapté, y hoy día utilizo en conversaciones y clientes cuando sale el tema que tratamos hoy:

«Imagina que las tareas y las cosas que tienes que hacer son como balones. En el fútbol a veces te llegan pases en largo imposibles, pases sin objetivo claro con los que te quedarás mirando a los lados y pensarás ¿eso realmente era para mi? No, no era para ti o realmente era un pase perdido (tipo 1). Otras veces te llegarán derechazos en forma de pelotas de tenis que tendrás que devolver, no puedes dejarlas pasar pero tampoco quedártelas (tipo 2). Cuando te llegue el turno y te toque tirar, en el billar debes pensar en tu siguiente jugada, hacer carambolas, dejar la bola blanca en el sitio justo para poder meter la siguiente bola (tipo 3). Y habrá otras veces que no tengas que lidiar con balones ni bolas ni pelotas, tendrás en tus manos un domo de nieve, una de esas esferas de cristal que o bien la coges con firmeza y cuidas de ella, o se te cae y las consecuencias serán nefastas (tipo 4).»

Buen Lunes!