La fuerza destructora del tiempo de la Ley de Parkinson

«El trabajo se expande hasta llenar el espacio de tiempo disponible para que se termine.» – Cyril N. Parkinson (Ley de Parkinson)

Si no habías escuchado nunca hablar de la Ley de Parkinson, seguro que te has topado con ella directamente en tu trabajo, vida personal, o la has visto reflejada en algún compañero. Para entender mejor su concepto, pongamos un ejemplo, ¿te suena de algo esta situación?:

<< Una tarea para la que tenías toda la semana para su entrega y que no te llevaba más de unas horas para terminarla, máximo medio día, es el día anterior o a última hora cuando terminas realmente la tarea. Y no solo eso, te das cuenta entonces de que llevas toda la semana ocupado con la tarea, haciendo un poco cada día, dejándola para más tarde, el día siguiente o cuando tuvieras más tiempo, teniendo la sensación de que cada vez te costaba más realizarla, como si hubiera adquirido más complejidad con el tiempo. Y al final, sumas, y las cuentas no salen… el tiempo de ejecución ha aumentado, ¡has tardado casi el doble! ¡Y encima tienes la sensación y cansancio de haber estado toda la semana con ello! >>

Amigos y amigas, esta es la fuerza destructora del tiempo de la Ley de Parkinson.

La Ley de Parkinson es un concepto muy difundido cuando hablamos de productividad, porque todos, y lo pongo en mayúsculas, TODOS, nos hemos topado alguna vez con ella. Como consecuencia del cumplimiento de esta ley, en un alto grado, puede llevarnos a la procrastinación: aplazar los quehaceres ineludibles una y otra vez por la falta de motivación o rechazo que nos producen. Mal asunto si nos vemos atrapados en este bucle de aplazamiento de tareas.

Siempre que trato con gente que se encuentran en un periodo de multi-tarea, o tareas superpuestas, les doy el mismo consejo para evitar la Ley de Parkinson y la procrastinación: establecer un planning personal en función del tiempo de ejecución y plazos:

1. Identificar todas las tareas por hacer
2. Identificar el tiempo que nos va a llevar ejecutar esas tareas
3. Identificar el plazo máximo de entrega que tenemos para cada tarea
4. Establecer cuándo deberemos finalizar la tarea, siempre antes del plazo máximo de entrega. Si podemos, también podemos planificar el inicio de la misma.

Este último punto es la clave. Porque aunque tengamos hasta el viernes para entregar un documento o informe que podemos hacer en unas 4 horas, tendremos que establecer de manera personal/interna una fecha de finalización de la tarea, que por ejemplo puede ser el Martes al final de la jornada. Así, evitaremos que se alargue la realización del informe durante toda la semana, estemos todo el rato pendientes de que hay que hacerlo, nos pongamos cada día un rato y al final… Ley de Parkinson.

Es importante tomar conciencia de que las tareas que tenemos que hacer no se van a hacer solas, y tarde o temprano nos pesará no ejecutarlas en tiempo o que las haya tenido que hacer otra persona. Hay que pensar que cuanto antes las hagamos mejor.

Para aumentar nuestra productividad podemos utilizar también otras herramientas complementarias como tableros Kanban o establecer Tiempos Pomodoro, pero esto ya lo trataremos en otro post 😉

Buen Lunes!